Google Apps Script (GAS) の勉強 改善

 Dekaatamaです。

以前、Google Apps Script (GAS)を使って次の様なシステムを組みました。

 

課題

「ネット上で申請した社員に個人情報の書かれたPDFファイルを送信する」

①職場では、「G Suite」を利用していて、個人にメールアドレスが配付されています。

②申請用の「Googleフォーム」を準備します。

③申請した社員に個人情報の記載されたPDFファイルをメール添付して返信します。

改善点

「PDFファイル」を渡してしまうことが少し気になっていました。

個人情報の記載されたPDFファイルが一人歩きするのが怖かったのです。

少し調べて見ました。

ファイルの「共有設定」を使って③を次の様に変更することにしました。

③変更

ⅰ）社員から申請があったら社員の個人情報の書かれたファイルの「共有」をその社員を「閲覧者」とし「閲覧者（コメント可）と閲覧権のダウンロード、印刷、コピーの機能を無効にします」に設定する。

ⅱ）申請があった社員のIDへファイルへのリンクが張られたれた閲覧案内メールが自動的に送付される。

＊なぜGoogle ドキュメント形式なのか

ファイルへの共有権限を「閲覧者（コメント可）と閲覧権のダウンロード、印刷、コピーの機能を無効にします。」に設定できる。

＊ファイルのアップロード時に自動変換

wordファイルであれば、Google ドライブの画面右上の［設定（ギア アイコン）］-［アップロード設定］-［アップロードしたファイルを Google ドキュメント形式に変換］をオンにすると、ファイルのアップロード時に自動で Google ドキュメント形式に変換されます。

いい感じに改善できそうです…

ホントにこの「共有設定」でデータが守られるのか不安もありますが…

もっと勉強しないといけませんね。

以上です💘